Tietosuojaseloste

Vauvantain tietosuojaselosteen voit lukea tältä sivulta, tai tulostaa sen täältä: Tietosuojaseloste.

 

TIETOSUOJASELOSTE 25.5.2018

 

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet koskien liikkeemme (Vauvantai) palveluita. Tarkempi kuvaus palveluistamme löytyy verkkosivuiltamme tai kysyttäessä meiltä.

Tässä tietosuojaselosteessa muun muassa kuvataan:

  • miten Liikkeemme käsittelee asiakkaiden henkilötietoja.
  • minkälaisia henkilötietoja Liikkeemme voi kerätä asiakkaista.
  • mihin tarkoituksiin Liikkeemme voi käyttää asiakkaiden henkilötietoja.
  • asiakkaan oikeuksia koskien keräämiämme henkilötietoja.
  • Kuinka Liikkemme kirjaa ja säilyttää potilastietoja (Potilatietosrekisteri).
REKISTERIN YLLÄPITÄJÄT
  • Silja Seppänen 2367769-8

Edellä mainitut rekisterin ylläpitäjä hallinnoi ja ylläpitää tässä tietosuojaselosteessa kuvattua asiakasrekisteriä ja potilastietorekisteriä itsenäisesti ja muodostaa tässä tietosuojaselosteessa kuvatun Liikkeen. Mikäli  rekisterin ylläpitäjä päättää siirtyä harjoittamaan elinkeinoaan ulkopuolisen liikkeen alaisuuteen, on Liikkeellä oikeus luovuttaa kopio asiakasrekisteristä myös kyseisen ulkopuolisen liikkeen käyttöön.

REKISTERIN YHTEYSHENKILÖ JA YHTEYSTIEDOT
  • Puhelinnumero: 0452579077
  • Sähköpostiosoite: silja.seppanen@vauvantai.fi
  • Osoite: Hämeenpuisto 33 a 17, 33200 Tampere
REKISTERIN NIMI

Asiakasrekisteri, Potilastietorekisteri

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA TAUSTA

Asiakasrekisteriin kerätään Liikkeen asiakkaiden henkilötietoja, jotta palvelut voitaisiin tarjota asianmukaisesti ja lainmukaisesti. Asiakkaiden henkilötietoja käytetään etenkin asiakkuuden hoitoon ja yhteydenpitoon.

Liikkeen edustajat käyttävät yhdessä henkilötietojen käsittelyyn ja ylläpitämiseen Fonectan ajanvarauspalvelua, joka on Fonecta Oy:n tuottama ajanvaraus- ja asiakkuudenhoitojärjestelmä (lisätietoja: www.fonecta.fi). Selvyyden vuoksi todetaan, että Fonecta Oy ei ole tässä kuvatun asiakasrekisterin ylläpitäjä vaan sen sijaan kyseinen yritys on ns. henkilötietojen käsittelijä, joka on huolehtinut henkilötietojen käsittelijää koskevista vastuista asianmukaisella tavalla. Henkilötiedoista nimi ja puhelinnumero välitetään liikkelle sähköpostitse Sigmatic Oy:n tuottaman sähköpostin kautta.

 

Potilastietorekisterillä tarkoitetaan potilaan hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettäviä, hoitopaikassa laadittuja tai sinne saapuneita asiakirjoja tai teknisiä tallenteita, jotka sisältävät potilaan terveydentilaa koskevia tietoja tai muita henkilökohtaisia tietoja. Potilastietorekisteriä pidetään yllä voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

 

REKISTERIN SISÄLTÖ

Asiakasrekisteriin kerätään asiakkaan ajanvarauksen yhteydessä luovuttamat henkilötiedot, joita katsotaan tarvittavan asiakassuhteen asianmukaiseen hoitamiseen. Asiakkaan ajanvarauksen yhteydessä asiakkaalta pyydetään nettiajanvarauslomakkeen tai muun ajanvarauksen (esim. puhelu) yhteydessä seuraavat tiedot:

  • Nimi
  • Puhelinnumero
  • Osoite
  • Sähköpostiosoite
  • Varauksen lisätiedot tai erityistoiveet
  • Lupa kirjata ja säilyttää asiakkaan tietoja lain velvottamalla tavalla

Lisäksi Liike tallentaa asiakkaasta seuraavat tiedot asiakasrekisteriin:

  • Asiakkaan tekemät ajanvaraukset
  • Asiakkaan perumat ajanvaraukset
  • Koska ajanvaraus on tehty ja mitä palvelua se koskee

Liikkeen maksujärjestelmää hallinnoi iZettle. Asiakkaan maksaessa pankkikortilla hän voi saada kuitin sähköpostitse. Sähköpostiosoite tallettuu iZettlen rekistereihin. Laskutusasiakkaiden nimi- ja osoitetiedot välitetään myös kirjanpitotoimistoon kirjanpidon yhteydessä. Kirjanpitotoimisto ei säilytä eikä käytä Liikkeen asiakkaiden tietoja.

 

Potilastietorekisteriin tallennetaan

  • Asiakkaan nimi ja syntymäaika
  • Käyntipäivämäärä
  • Keskeiset hoitotiedot
  • Riskeistä, hoidon haitallisista vaikutuksista ja epäillyistä vahingoista tehtävät merkinnät
  • Merkinnät alaikäisen potilaan hoidosta
  • Jatkohoidon suunnittelu
REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan, kun asiakas tekee ajanvarauksen tai kun asiakas muulla tavoin luovuttaa Liikkeelle itsestään henkilötietoja.

Asiakasrekisteriimme välittyy myös automaattisesti asiakkaan henkilötietoja, kun asiakas tekee Liikkeeseen ajanvarauksen Fonecta-palvelun kautta.

Edellä sanotun lisäksi Liike voi kerätä verkkosivujensa käyttäjistä analytiikkatyökalujen avulla anonymisoitua käyttäjädataa. Liikkeemme varaa myös oikeuden käyttää verkkosivuillansa evästeitä, jotka käyttäjä voi kieltää tyypillisesti selaimensa asetuksista.

Potilastietorekisteriin kerättävät tiedot ovat asiakkaan itsensä kertomia tietoja. Asiakas voi halutessaan toimittaa itse muiden tallettamia tietoja, tai antaa suullisen ja kirjallisen suostumuksensa potilastietojensa jakamiseen tai hakemiseen muiden terveydenhuollon palveluntarjoajien rekisteriin/rekisteristä. Alaikäisen asiakkaan kohdalla suostumuksen tietojen keräämiseen, hakemiseen tai jakamiseen antaa kirjallisesti asiakkaan huoltaja. Potilastietorekisterin tietojen keräämisessä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä.

HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Henkilötietojen luovuttamisessa noudatetaan kaikissa tilanteissa lainsäädäntöä.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei Liikkeessä työskentelevä rekisterinpitäjä siirry harjoittamaan elinkeinoaan ulkopuolisen liikkeen alaisuuteen. Edellä sanotussa tilanteessa siirtyvälle rekisterinpitäjälle voidaan luovuttaa kopio asiakasrekisteristä, jotta rekisterinpitäjä pystyisi myös jatkossa palvelemaan kanta-asiakkaitaan asianmukaisesti.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä. Rekisteri on tallennettu ja suojattu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.

Asiakas ymmärtää, että hänen henkilötietoja käsitellään yhteistyökumppanimme tarjoamassa Fonecta-palvelussa. Asiakas suostuu, että hänen henkilötietoja saadaan Fonecta-palvelun kautta siirtää kolmansille tietojenkäsittelijöille, edellyttäen kuitenkin, että henkilötietojen siirto on toteutettu EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Edellä sanottu sisältää oikeuden siirtää henkilötietoja kolmanteen maahan Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, edellyttäen kuitenkin, että tietojen siirtoon on kaikilta osin noudatettu EU:n tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

 

Potilastietorekisterin tiedot luovutetaan asiakkaalle aina pyydettäessä vastaanotolla. Mikäli asiakas tai hänen käyttämänsä muu terveydenhuollon palvelu haluaa potilastietoja, ne tulee pyytää ja toimitetaan vain asiakkaan kirjallisen suostumuksen mukaan. Liikkeellä ei ole käytössä suojattua sähköpostiyhteyttä, joten sähköpostitse potilastietoja voidaan toimittaa vain asiakkaan omaan sähköpostiin hänen suostumuksellaan, erillisestä kirjallisesta pyynnöstä. Lisäksi potilastietorekisteriin kirjattuja tietoja voidaan luovuttaa lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä. Rekisteri on tallennettu ja suojattu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.

Potilastietorekisteri, asiakastietorekisteri ja iZettlen keräämät sähköpostitiedot eivät ole yhteydessä toisiinsa.

REKISTERIN SUOJAUS

Liike on järjestänyt rekisterin tietoturvan yleisesti hyväksyttävällä tavalla sekä pyrkii asianmukaisin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn niin tietotekniikan avulla ylläpidettäviin tietojärjestelmiinsä kuin manuaalisesti ylläpidettäviin ja säilytettäviin aineistoihinsa.

Lähtökohtaisesti ainoastaan Liikkeen työntekijöillä sekä sen puitteissa toimivilla yrittäjillä ja heidän työntekijöillään on pääsy asiakasrekisterin sisältämiin tietoihin. Lisäksi Fonecta Oy:n sekä Sigmatic Oy:n työntekijöille ja muille tietojenkäsittelijöille voi syntyä peruste käsitellä manuaalisesti rekisterin henkilötietoja, jotta Fonecta-ajanvarauspalvelu sekä Sigmaticin sähköpostipalvelu voidaan tarjota Liikkeelle ja sen asiakkaille asianmukaisella tavalla.

Potilasrekisteri suojataan lain vaatimalla tavalla sekä fyysisesti että teknisesti.

TARKASTUSOIKEUS

Asiakkaalla on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekistereihin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Liikkeen on samalla ilmoitettava rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä, mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan.

Henkilö, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö Liikkeelle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa.

TIEDON KORJAAMINEN

Mikäli henkilö havaitsee esimerkiksi tarkastusoikeutta käyttäessään, että rekisterin tiedoissa on puutteita tai virheitä, on henkilöllä oikeus pyytää Liikettä korjaamaan tiedot asianmukaisiksi.

MUUT OIKEUDET

Liike pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta aika-ajoin täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa.

Liike sitoutuu oma-aloitteisesti tai rekistereihin kirjatun henkilön vaatimuksesta oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä olevat tiedot, joiden todetaan olevan virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai esimerkiksi vanhentuneita. Mikäli tiedon korjaamista ei hyväksytä, annetaan henkilölle perusteltu ilmoitus, jossa kerrotaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty.

Liikkeellä on oikeus ja velvollisuus hallinnoida ja säilyttää potilastietorekisteriä voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Comments are closed.